Hoe onbetaalde facturen voorkomen?
Geen enkele ondernemer zit te wachten op onbetaalde facturen. Hier lees je alle nadelen ervan voor jou als ondernemer en onze tips om ze te voorkomen.
Onbetaalde facturen zijn een bekend probleem voor elke ondernemer die ze verstuurt. Dat ze niet prettig zijn, staat dus vast. Hier zetten wij desondanks de belangrijkste nadelen van onbetaalde facturen nog eens voor je op rij. Vervolgens geven we vijf adviezen voor het voorkomen van het krijgen van onbetaalde facturen. Aan de hand van deze tips kun jij mogelijke problemen in de toekomst voorkomen. Zo ontvang jij daadwerkelijk het geld waar je recht op hebt. Tenslotte vertellen we je nog wat je moet doen als een factuur echt onbetaald blijft en waar je daarbij op wilt letten.
De nadelen van onbetaalde facturen
Er zijn uiteraard een aantal nadelen verbonden aan het hebben van onbetaalde facturen. Allereerst is het simpelweg zo dat jij jouw geld niet ontvangt. Verder vereist het ook van jou en jouw medewerkers de nodige tijd en moeite om achter betalingen aan te gaan. Ook dat kost natuurlijk geld. Verder kan een onbetaalde factuur een nadelige invloed hebben op jouw relatie met een klant of leverancier. Al met al voldoende reden dus, om snel achter onbetaalde facturen aan te gaan.
Vijf adviezen om onbetaalde facturen te voorkomen
Dit kun je doen om onbetaalde facturen te mijden:
- De meest eenvoudige manier om onbetaalde facturen te voorkomen is door betaling vooraf te eisen. Toegegeven, niet elke klant zal hiermee akkoord gaan en het moet ook passen bij de situatie. Het kan daarbij een idee zijn om bijvoorbeeld bij de eerste leveringen een betaling vooraf te eisen. Daarna kun je alsnog onder andere condities gaan leveren. Als jij bijvoorbeeld als zelfstandige ondernemer ingeschakeld wordt dan is het lastig om vooraf een prijs te geven, dus dit moet praktisch wel mogelijk zijn.
- Daarnaast is het goed om de procedure omtrent betalingen vast te leggen in de algemene voorwaarden. Vermeld hierbij welke betalingstermijn wordt toegepast en wanneer facturen verzonden worden. Mocht een verdere procedure noodzakelijk zijn, dan kun je de algemene voorwaarden als bewijs overleggen.
- Neem ook zelf je verantwoordelijkheid door regelmatig facturen te sturen. Afhankelijk van wat de afspraken zijn, is het belangrijk dat facturen op vaste tijdstippen verzonden worden en dat jij je ook houdt aan de afspraken zoals die zijn vermeld in de voorwaarden.
- Kies voor een duidelijk standaarddocument. Het is belangrijk goed na te denken over het ontwerp van een factuur. Er zijn hiervoor standaard online voorbeelden te vinden. Daarbij is het zaak duidelijk het totale bedrag te vermelden en uiteraard belasting gerelateerde zaken te registeren.
- Vraag van tevoren na welke voorwaarden er gelden voor de factuur. Zo kan het de bedoeling zijn dat je de rekening stuurt in PDF, of juist als Word document. Zo mijd je dat jouw factuur niet verwerkt kan worden en dat daardoor betaling uitblijft.
Wat te doen bij onbetaalde facturen
Mochten er, ondanks bovenstaande tips, toch facturen blijven liggen, dan kun je hier allereerst een herinnering voor sturen. Mocht dit geen betaling opleveren en mochten verdere gesprekken ook niet helpen, dan kun je overgaan tot een ingebrekestelling. Als ook dit niet helpt, kan het noodzakelijk worden een verdere procedure te starten. Hiervoor benader je of wel een incassobureau, of wel een gerechtsdeurwaarder of een advocaat. Een procedure in de rechtbank wil je graag voorkomen, maar behoort wel tot de ultieme middelen.
Je hebt de beste kans om een onbetaalde factuur alsnog betaald te krijgen door voor een deurwaarder van goede kwaliteit te kiezen. Zo weet je zeker dat er netjes wordt omgegaan met jouw vordering en dat je de hoogste kans hebt om geld te zien. Elders op deze website geven we je meer tips voor het kiezen van de juiste deurwaarder. Toch willen we je hier al meegeven dat je niet zomaar met de eerste partij in zee moet gaan.
Samenvattend over dit onderwerp
Allereerst zijn hierboven de nadelen van onbetaalde facturen genoemd. Hierboven hebben wij een aantal adviezen op een rij gezet die jou helpen om onbetaalde facturen te voorkomen. Realiseer je daarbij dat het normaal is dat je dit probleem tegenkomt. Zaak blijft om goed te communiceren met de andere partij en het doel voor ogen te houden, waarbij de relatie kan blijven bestaan. Tenslotte hebben we verteld wat de goede procedure is bij het najagen van onbetaalde facturen. Een incassobureau helpt jou om dit te doen waarbij de geldende wetgeving in gedachte wordt gehouden.
