Zo kies je de beste facturatiesoftware: 10 tips & advies
Als financieel verantwoordelijke ben je steeds op zoek naar het beste facturatiepakket. Een facturatieprogramma is niet zomaar een software, het is een essentiële tool in het efficiënt en correct beheren van de financiële processen binnen de onderneming.
We geven 10 handige tips en advies voor zelfstandigen, boekhouders in een KMO of de financiële verantwoordelijke binnen een groot bedrijf die op zoek zijn naar het ideale facturatieprogramma.
- 1. Bepaal de specifieke functionaliteiten: Inventariseer eerst wat jouw specifieke behoeften zijn. Welke functies zijn essentieel binnen het softwarepakket? Denk aan zaken als facturatie, offertes, btw-administratie, betalingsopvolging, rapportage…
- 2. Zoek naar integratiemogelijkheden: Een goed facturatieprogramma moet eenvoudig te integreren zijn met eventuele bestaande software die je gebruikt, zoals boekhoudsoftware, CRM-systemen, en bepaalde bankapplicaties.
- 3. Controleer de veiligheid: De beveiliging van jouw gegevens zijn cruciaal voor de veiligheid van jouw klanten. Zoek naar facturatieprogramma’s die sterke encryptie bieden en regelmatig beveiligingsupdates uitvoeren.
- 4. Beoordeel de gebruiksvriendelijkheid: Het programma moet intuïtief en makkelijk in gebruik zijn, zodat je zonder veel training aan de slag kunt. Het opmaken van een factuur, het kiezen van een template, het opmaken van een creditnota… een goed pakket is eenvoudig en duidelijk in gebruik.
- 5. Factureren in de cloud: Een cloudgebaseerd facturatieprogramma zorgt voor toegankelijkheid vanaf elke locatie en apparaat, wat de flexibiliteit enorm verhoogt. Zo kun je overal online facturen aanmaken. Bovendien zit je niet met lokale serverupdates, maar zorgt de softwareleveranciers voor updates.
- 6. Let op de schaalbaarheid: Het programma moet kunnen meegroeien met jouw onderneming. Kijk naar de opties om modules toe te voegen of om het aantal gebruikers te verhogen / wijzigen.
- 7. Klantenondersteuning: Goede ondersteuning is onmisbaar. Controleer of er sprake is van snelle en deskundige klantenondersteuning via telefoon, chat of mail. Bekijk welke soort ondersteuning in jouw abonnement is inbegrepen.
- 8. Evalueer de kosten: Analyseer alle kosten, inclusief opstartkosten, maandelijkse of jaarlijkse licentiekosten en kosten voor extra gebruikers of functies. Kijk ook in de toekomst, meer gebruikers, contacten of klanten die aangesloten zijn, zal met een hogere kost gepaard gaan.
- 9. Test de software: Maak gebruik van proefperiodes om het programma in de praktijk te testen. Dit geeft een goed beeld van de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid.
- 10. Check referenties en reviews: Zoek naar ervaringen van andere gebruikers en laat deze meewegen in uw besluitvorming. Onafhankelijke reviews kunnen zeer verhelderend zijn.
Tip: Vraag na of jouw facturatieprogramma reeds e-facturatie kan aanbieden. In 2026 wordt dit verplicht voor alle ondernemers in België.
